효과적인 시간관리 - Tony Jeary

효과적인 시간관리 - Tony Jeary

우선순위라는 말은 여러 것들 중에서 중요한 일을 가리키는 말이다. 대부분의 사람들은 중요한 일을 '수행하는' 것보다는 긴급한 일에 '대응하는' 습관에 젖어있다.
그러나 이 말을 잘 생각해 보라. 중요한 일이라는 것은 우리의 목표를 달성하는데 있어 크게 기여하는 것들이며 당연히 높은 우선순위를 가져야 한다. 그것들은 보다 '장기적' 인 영향을 갖는 것이며 자신의 목표를 달성하는데 가장 큰 도움을 주는 것들이다. 누가 일을 맡겼느냐에 따라 우선순위를 정하지 마라. 일의 중요성과 긴급성을 고려하여 우선순위를 정해라. 그리고 책임이나 스킬 및 능력을 고려하여 누가 그 일을 맡을 것인지를 결정하라.

반면, 긴급한 일들은 대체로 '단기적' 이며 자신의 목표와 관계가 있을 수도 있고 그렇지 않을 수도 있다. 대체로 긴급한 일들은 자신의 목표를 달성하는 데에 크게 기여하지 않는다. 그러면서도 긴급한 일들은 끊임없이 자신의 시간과 노력을 요구한다.

긴급한 일과 중요한 일 사이에는 언제나 긴장이 존재한다. 중요한 일들은 대체로 오늘 당장 해야만 하는 것은 아닌 반면에 긴급한 일들은 거의 대부분 당장 해야 하는 것이다. 따라서 세심하게 주의를 기울이지 않으면 우선순위의 배분이 적절하게 이루어지지 않는다. 따라서 우리의 비전이나 목표, 또는 우리가 진정으로 원하는 일들이 보다 효과적으로 다루어지지 못한다.

대부분의 사람들은 우선순위를 매길 시간을 굳이 내려 하지 않는다. 그들은 그저 상황의 진전에 따라 대응한다. 그러나, 나는 여러분들이 '대응적' 이 아니라 '주도적(practive)' 이 되라고 권고한다. 아래에서는 시간을 '버는' 방법들을 소개한다. 이를 잘 실천하면 보다 효율적으로 우선순위를 정하는데 도움이 될 것이다. 다음의 사항들을 능동적으로 실천하고, 습관을 바꾸며, 유용한 도구들을 잘 활용함으로써 당신이 벌 수 있는 시간이 얼마나 될지 가늠해 보아라.

1. 일일 계획을 세울 때 우선순위를 정하라. 비생산적인 일들을 제거함으로써 귀중한 시간을 절약할 수 있다.

2. 모든 회의에 정확한 의제를 적어놓고 엄수하도록 하되 한 번에 세 가지 이상을 다루지 마라. 불필요하게 길고 비효율적이며 초점이 없는 회의에서 발생하는 시간의 낭비를 또한 절약할 수 있다.

3. 당신에게 적절하지 않은 요구에 '안됩니다.' 라고 말하거나 다른 적절한 사람에게 그 요구를 넘겨주는 방법을 배워라. 도움이 안 되는 요구를 거절함으로써 시간을 벌 수 있을 뿐만 아니라 정말 당신에게 도움이 되는 일을 할 수 있는 시간을 벌게 된다.

4. 당신의 에너지가 가장 왕성한 시간이 언제인지 알아두어라. 우선순위가 높은 일을 그 때 함으로써 보다 높은 효과를 얻을 수 있으며 그만큼 귀중한 시간을 버는 것이다.

5. 기사, 메모, 책 등을 훑어보면서 무엇을 먼저 읽을 것인지를 결정하라. 그리고 당신에게 진정한 가치가 있는 것만을 읽어라. 이렇게 함으로써 당신은 읽을 때마다 귀중한 시간을 벌 것이다.

6. 당신에게 이메일을 보내는 사람들에게 당신에게 원하는 것이 무엇인지 간단 명료하게 우선순위를 매겨 보내라고 요청하라.

7. 전화 응답을 하기 전에 당신의 목적이 무엇인지 적어라. 보다 빠르고 효과적인 통화를 통하여 생산적인 시간을 확보할 수 있다.

8. 아침 일찍 우편이나 메일을 적절하게 분류(지금, 내일, 쓰레기통)해 놓아라. 다시 체크하는 불필요한 시간을 줄일 수 있다.

9. 문서를 작성한 사람에게 당신에게 적절한 정보만을 제공하도록 요청하라. 당신과 무관한 정보를 읽느라고 시간을 낭비할 필요는 없다.

10. 자주 리스트를 작성하라. 이는 초점을 맞추거나 여러가지 과제를 동시에 수행할 할 때 큰 도움이 된다.

11. 아래 사람들에게 준 과제들의 우선순위를 정하고 점검하라. 마음을 모으거나 일을 명료하게 할 때 지름길이 발견되는 경우가 종종 있다.

12. 방문객들을 사전에 점검하여 꼭 만나야 할 사람들만 만나라. 그저 들른 사람들에게 인사할 때에는 서서 하도록 하라. 그리고 당신이 앉아도 좋다고 판단될 때에만 앉도록 하라.

13. 매일매일의 이벤트에 우선순위를 설정하는데 도움이 되는 도구를 사용하라.

위의 13가지 리스트를 실행할 때 당신이 벌 수 있는 시간이 모두 얼마나 될 것인지 가늠해 보라. 그리고 지금 당장 시작하라!